Sfaturi privind organizarea eficientă a timpului

Eficiența personală și time management cu Odoo

Gabriela Nicolae

Timpul este una dintre cele mai prețioase resurse de care dispunem, însă se poate transforma foarte ușor într-unul dintre cei mai mari inamici ai noștri. De multe ori ne luptăm cu termene limită, cu proiecte care necesită multe ore de lucru și totuși mereu apar task-uri noi care trebuie rezolvate în cel mai scurt timp și ne întrerup munca.

De câte ori nu ne întâlnim cu oameni cărora nu le ajung cele 24 de ore ale zilei pentru a rezolva toate problemele cu care se confruntă și sunt mereu contracronometru. Nimeni nu își dorește să facă parte din acea categorie de oameni care se declară învinși în lupta cu timpul, tocmai de aceea fiecare caută noi metode de a-și împărți timpul, astfel încât să le ajungă pentru a face tot ceea ce și-au propus. Aici intervine managementul timpului, multă lume a auzit de asta, are o idee despre ceea ce înseamnă, însă nu se gândește că ar fi de un real ajutor atunci când vine vorba de sarcinile care trebuie rezolvate în cel mai scurt timp posibil. 

În ceea ce urmează vom încerca să clarificăm câteva sfaturi importante în ceea ce privește time managementul la lucru, însă lista de sfaturi este mereu deschisă și poate fi completată oricând cu noi metode a ne îmbunătăți modul de lucru.

1. Programează-ți fiecare zi. Indiferent că ai puțin timp liber la sfarsitul programului și profiți de el pentru a stabili de sarcini ai de rezolvat în ziua următoare, sau că profiți de câteva minute dimineața pentru a-ți pune la cale planul de lucru pe ziua în curs, important este să planifici întreaga zi în avans.

2. Cumpără-ți o agendă. Poate suna demodat, însă chiar și în era tehnologiei și a online-ului, o agendă îți poate fi de un real folos atunci când dorești să ai în fața ochilor mereu sarcinile planificate sau să notezi noi idei, detalii sau chiar date care te-ar putea interesa. Agenda poate fi mereu la tine, spre deosebire de laptopul sau calculatorul de la servici.

3. Prioritizează. Indiferent despre câte sarcini vorbim, ele vor fi mereu în număr mare și nu vei putea să le realizezi pe toate la timp dacă nu stabilești mai întâi care sunt cele mai importante. Așa că, de fiecare dată când notezi un nou task stabilește și gradul de urgență (ex. De rezolvat imediat, De rezolvat azi, saptamana aceasta/ pana la sfarsitul lunii). Astfel vei începe cu task-urile cele mai importante, iar dacă îți rămâne destul timp te vei ocupa și de cele mai puțin urgente.

4. Nu face mai multe lucruri în același timp. Dacă ai de scris un articol, de sunat un client și de realizat o factură, nu suna clientul să ii ceri datele pentru realizarea facturii în timp ce scrii articolul pentru că nu vei fi deloc mai eficient decât dacă le faci pe toate pe rând, acordând fiecăruia importanța cuvenită. Poate că pe moment vei crede că ai reușit să rezolvi trei sarcini într-un timp scurt, însă pe termen lung acest lucru nu va da roade. 

Odoo vine în ajutorul tău și îți oferă posibilitatea de a-ți planifica întreaga zi de lucru. Ai de sunat un client important? Programează un apel. Ai de realizat o sarcina anume? Creează o sarcină nouă și notează acolo exact ce ai de făcut. Ai programată o întâlnire la o anumită oră? Trece-o în calendar și stabilește o notificare cu puțin timp înainte. Toate activitățile tale zilnice pot fi gestionate cu ajutorul Odoo, tot ceea ce trebuie să faci este să le planifici, iar apoi să le rezolvi rând pe rând. 

Din partea de clienți, poți să îți programezi foarte ușor apelurile care trebuie efectuate a doua zi, peste o săptămână sau chiar mai mult timp pentru a evita să uiți de ele. Apoi, mergând la secțiunea de Apeluri programate vei putea vedea ce apeluri ai de dat, când și către cine. 

Din meniul Mesagerie, de la Calendar poți programa întâlnirile stabilite și ai opțiunea de a seta o notificare cu 15, 30 de minute sau chiar mai mult timp înainte de întâlnire. Aici poți vedea toate întâlinire planuificate de către tine și echipa ta și poți muta sau anula întâlnirile foarte simplu. Astfel, întâlnirile a căror oră sau dată se schimbă pot fi mutate la ora/ziua potrivită prin tragere cu mouse-ul, iar pentru a anula o întâlnire va trebui să deschizi întâlnirea pentru a vedea toate detaliile ei, iar apoi o poți anula apăsând butonul Șterge. 

Din meniul Proiect poți să introduci toate proiectele pe care le ai în desfășurare, să stabilești cine trebuie să se ocupe de anumite sarcini, să stabilești termenele limită și să urmărești evoluția proiectului. De asemenea, poți stabili un proiect separat în care să creezi câte o sarcină diferită pentru toate activitățile zilnice care au loc în compania ta, sau pentru cele care sunt o prioritate. Aici toți angajații vor vedea ce e de făcut și vor putea îți organizeze ziua de lucru bazându-se pe sarcinile aflate acolo.